Prozess
Der Mitarbeiter füllt das Formular Urlaubsantrag aus. Es wird zum Manager gesendet, der den Antrag genehmigt oder ablehnt. Im Falle der Genehmigung wird der Antrag an den Direktor zur abschliessenden Entscheidung weitergeleitet.
Formular
Hier finden Sie ein Beispiel eines PDF Formulars.
Das Look&Feel kann frei gestaltet werden mit jeder Textverarbeitung oder Publishing-Software wie MS Word.
Das PDF-Formular muss nur die für den Prozess benötigten Felder enthalten.
Workflow mit WorkflowGen
1/ Der Mitarbeiter öffnet seinen Browser und meldet sich bei WorkflowGen an.
2/ Er/sie klickt “Neuer Vorgang” und wählt “Urlaubsantrag”. Mit einem Klick auf “Vorgang starten” greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" zu.
3/ In “Meine Aufgaben”, klickt er/sie auf “Ausfüllen” und das bei der Anwendung hinterlegte PDF Formular wird angezeigt. Der/die Mitarbeiter/in füllt das Formular aus und klickt auf “Senden”.
4/ Nun wieder zurück im Formular “Wiedervorlageformular” kann der Mitarbeiter auswählen, an wen der Urlaubsantrag gesendet werden soll. Nach einem Klick auf “Aktion einer Person zuweisen” kann er/sie eine Person aus einer Liste auswählen und auf “Zuweisen” klicken.
5/ An diesem Punkt wird eine eMail an die ausgewählte Person (den Manager) gesendet mit dem Betreff “Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen”.
6/ Mit einem Klick auf “Ansicht Aktion” greift der Manager auf das Formular “Anwendungs-Nachverfolgung” zu und geht zu “Meine Aufgabenliste”. Durch den Klick auf die zugewiesene Aktion (in diesem Fall eine Überprüfung) wird wieder das PDF-Formular geöffnet. Der Manager kann auch die relevanten Abschnitte ausfüllen, um den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen, bevor er auf “Senden” klickt.
7/ Der Manager wählt den nächsten Empfänger, der via eMail benachrichtigt wird und die ihm zugewiesene Aktion - genehmigen oder ablehnen - ausführt. Im Beispiel schliesst der Direktor den Vorgang durch genehmien oder ablehnen. In jedem Fall wird der Mitarbeiter über die abschliessende Entscheidung betreff seines Urlaubsantrags benachrichtigt.
WorkflowGen – Hauptvorteile
- ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro
- die Person, die Urlaub nehmen will, wird in Echtzeit informiert, wenn die Anwendung abgearbeitet ist
- WorkflowGen gibt die Zeiten vor, in denen Aktionen abgeschlossen sein müssen und erlaubt die Identifikation von Engpässen im Prozess
- die am Prozess beteiligten werden via eMail über Aktionen benachrichtigt, die sie ausführen müssen
- die Anwendung kann auf einem Server oder in einer Datenbank archiviert oder ausgedruckt werden.
Zusammengefasst bietet Ihnen WorkflowGen:
beschleunigte Informationsverarbeitung
bessere Qualität der gesendeten Informationen
Echtzeit-Nachverfolgung für die Anfragesteller
bessere Effizienz bei der Verarbeitung und Überwachung von Anwendungen.
Urlaubsantrag