1/ Der/die Mitarbeiter/in öffnet seinen/ihren Browser und meldet sich bei WorkflowGen an.
2/ Er/sie klickt “Neuer Vorgang” und wählt “Reklamation" und greift dann auf das "Wiedervorlageformular" zu.
3/ Er/sie klickt auf "Initiieren” und das bei der Anwendung hinterlegte PDF Formular wird angezeigt. Der/die Vertriebsmitarbeiter/in trägt im PDF-Formular die Nummer der zugehörigen Reklamation ein und alle den Kunden und seinen Auftrag betreffenden Felder werden automatisch ausgefüllt durch einen Datenbank-Import. Der Mitarbeiterklickt dann auf “Senden”.
4/ Handelt es sich bei der Reklamation um einen Fehler in der Kalkulation wird automatisch eine eMail-Benachrichtigung mit folgendem Betreff an die Buchhaltung geschickt: "Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen". Mit einem Klick auf "Aktion aufrufen" greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" zu und geht zu "Meine Aufgaben". Durch den Klick auf die ihm/ihr zugewiesenen Aktion, in diesem Fall die Erstellung einer Gutschrift, wird die eForm wieder angezeigt.
Er/sie füllt die ihm/ihr zugehörigen Datenfelder aus.
5/ Handelt es sich bei der Reklamation nicht um einen Fehler in der Kalkulation wird automatisch die Qualitätskontrolle via eMail benachrichtigt mit folgendem Betreff: "Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen". Mit einem Klick auf "Aktion aufrufen" greift die Qualitätskontrolle auf das "Wiedervorlageformular" zu und geht zu "Meine Aufgaben". Nach einem Klick auf "Reklamation analysieren" wird das PDF-Formular angezeigt. So kann die Qualitätskontrolle die Antrag analysieren. Abhängig von der Art des Antrags füllt er/sie das Formular ist, ob ein solcher Fehler bislang schon vorgekommen ist. Dann klickt er/sie auf "Senden".
6/ Wurde ein Fehler dieser Art schon einmal bearbeitet, dann wird die nächste Aktion von der Qualitätskontrolle ausgeführt. Die Aufgabe lautet "Kosten analysieren". Nach dem Ausfüllen des Formulars klickt die Qualitätskontrolle auf "Senden" und einem Mitarbeiter der Buchhaltung wird eine Aufgabe zugewiesen.
7/ Wurde ein Fehler dieser Art noch nicht bearbeitet, dann wird der von der Qualitätskontrolle ausgewählte Service Manager via eMail benachrichtigt, dass ihm/ihr eine Aufgabe zugewiesen wurde. Mit einem Klick auf "Aktion aufrufen" greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" und "Fehlerkorrektur" zu. Das PDF-Formular wird angezeigt und der Manager liest die Reklamation und die Analyse, die von der Qualitätskontrolle durchgeführt wurde. Er/sie schlägt dann durch das Ausfüllen des Formulars eine Fehlerkorrektur vor und klickt "Senden".
8/ Qualitätskontrolle wird dann via eMail benachrichtigt, dass ihm/ihr eine neue Aufgabe zugeiwsen wurde. Diese neue Aufgabe ist "Kosten analysieren" für die Bearbeitung der Reklamation auf der Basis seiner eigenen Analyse oder der Fehlerkorrektur, die vom Service Manager vorgeschlagen wurde. Er/sie klickt den Namen der Aufgabe und das PDF-Formular wird angezeigt. Er/sie füllt den Abschnitt "Berechnung der realen Kosten" aus und klickt auf "Senden".
9/ Die Buchhaltung wird via eMail benachrichtigt, dass er/sie die realen Kosten der Bearbeitung der Reklamation kalkulieren und nötigenfalls eine Gutschrift erstellen soll.
10/ Wurde die Aufgabe der Buchhaltung erfüllt wird die Qualitätskontrolle via eMail benachrichtigt, dass er die Reklamation schliessen soll. Bei der Aktion "Schliesst" werden die korrespondierenden Felder der Fehlerkorrektur und der Nachweis der Effizienz ausgefüllt. Er/sie trägt im Formular das Datum ein, an dem die Reklamation bearbeitet wurde und klickt zum Schliessen auf "Senden".
11 / Der Vertriebsmitarbeiter, der den Reklamationsprozess gestartet hat und der Service Manager, der die Korrektur durchgeführt hat, werden via eMail vom Ende des Vorgangs benachrichtigt.
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