1/ Der/die Mitarbeiter/in öffnet seinen/ihren Browser und meldet sich bei WorkflowGen an.
2/ Er/sie klickt “Neuer Vorgang” und wählt “Reisekostenabrechnung”. Mit einem Klick auf “Vorgang starten” greift er/sie dann auf das "Wiedervorlageformular" zu.
3/ Er/sie klickt auf “Initiieren” und das bei der Anwendung hinterlegte PDF Formular wird angezeigt. Der/die Mitarbeiter/in füllt das Formular aus und klickt auf “Senden”.
4/ An diesem Punkt wird eine eMail an den Mitarbeiter gesendet mit dem Betreff “Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen”. Tatsache ist, dass die ersten beiden Aktionen vom Antragsteller ausgeführt werden. Er/sie klickt auf "Ansicht Aktion" in der eMail.
5/ Er/sie greift auf das "Wiedervorlageformular" zu und klickt "Upload". Die zweite Aktion, die er/sie durchführen muss, ist "Upload" der zugehörigen Rechnung. Er/sie klickt "Aktion ausführen". WorkflowGen Doc-Upload wird angezeigt, er/sie klickt "Durchsuchen" und wählt die Datei der Rechnung auf seinem Computer. Nach der Auswahl der richtigen Datei klickt er/sie auf "Senden".
6/ Durch einen Klick auf die "Aufgabe einer Person zuweisen" Liste weist er/sie die dritte Aktion seinem/ihrem Vorgesetzten zu.
7/ Eine eMail-Benachrichtigung wird den Vorgesetzten gesendet mit dem Betreff “Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen”.
8/ Mit einem Klick auf “Ansicht Aktion” greift der Vorgesetzte auf das "Wiedervorlageformular" zu. Er kann die mitgelieferte Rechnung durch einen Klick auf "Rechnung" ansehen. Durch den Klick auf die zugewiesene Aktion (in diesem Fall eine Überprüfung) wird wieder das PDF-Formular geöffnet. Der Vorgesetzte kann auch die relevanten Abschnitte ausfüllen, um den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen, bevor er auf “Senden” klickt.
9/ Nun gibt es zwei Alternativen:
- wenn der Vorgesetzte das Abrechungsformular nicht genehmigt wird der Prozess geschlossen und der Mitarbeiter via eMal benachrichtigt.
- - wenn der Vorgesetzte das Abrechungsformular genehmigt wird der Vorgang an die Buchhaltung zur Erstellung des Verrechnungsschecks weitergeleitet.
10/ Im Falle der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird der Teilnehmer der Buchhaltung via eMal benachrichtigt, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde. Mit einem Klick auf “Ansicht Aktion” greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" zu. Er/sie den Rechnungsbeleg, klickt auf "Erstellen" und das PDF-Formular wird angezeigt. Nach der Erstellung des Verrechnungsschecks wird er/sie das Feld "Weiter" auf "JA" setzen und "Senden" klicken.
11/ Eine eMail informiert den Mitarbeiter, dass sein/ihr Antrag geschlossen wurde usn er/sie bald einen Verrechnungsscheck erhalten wird.
Reisekostenabrechnung