Prozess
Der Projektmanager will einen Kaufantrag absetzen und füllt daher das Formular der Kapital Investition aus, bevor er/sie es an seinen/ihren Manager weiterleitet. Genehmigt der Manager den Antrag wird er an den Finanz-Controller weitergeleitet. Bei Beträgen über 15.000 ¤ und Vorab-Zustimmung des Controllers muss der Vorstand ebenfalls dem Antrag zustimmen. Der Prozess variiert abhängig von der Höhe des Betrages und die Workflow Engine von WorklfowGen wird mit unterschiedlichen Einstellungen arbeiten.
Formular
Hier finden Sie ein Beispiel eines PDF Formulars.
Das Look&Feel kann frei gestaltet werden mit jeder Textverarbeitung oder Publishing-Software wie MS Word.
Das PDF-Formular muss nur die für den Prozess benötigten Felder enthalten.
Workflow mit WorkflowGen
1/ Der/die Mitarbeiter/in öffnet seinen/ihren Browser und meldet sich bei WorkflowGen an.
2/ Er/sie klickt “Neuer Vorgang” und wählt “Kapital Investition”. Mit einem Klick auf “Vorgang starten” greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" zu.
3/ In “Meine Aufgaben”, klickt er/sie auf “Ausfüllen” und das bei der Anwendung hinterlegte PDF Formular wird angezeigt. Der/die Mitarbeiter/in füllt das Formular aus und klickt auf “Senden”.
4/ Nun wieder zurück im "Wiedervorlageformular" kann der Projektmanager auswählen, an wen der Antrag gesendet werden soll. Nach einem Klick auf “Aktion einer Person zuweisen” kann er/sie eine Person aus einer Liste auswählen und auf “Zuweisen” klicken.
5/ An diesem Punkt wird eine eMail an die ausgewählte Person (den Manager) gesendet mit dem Betreff “Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen”.
6/ Mit einem Klick auf “Ansicht Aktion” greift der Manager auf das "Wiedervorlageformular" zu und geht zu “Meine Aufgabenliste”. Durch den Klick auf die zugewiesene Aktion (in diesem Fall eine Überprüfung) wird wieder das PDF-Formular geöffnet. Der Manager kann auch die relevanten Abschnitte ausfüllen, um den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen, bevor er auf “Senden” klickt.
7/ Der Manager, der an der Reihe ist, wird dem nächsten Teilnehmer eine Aufgabe zuweisen, indem er ihn/sie auf dieselbe Art und Weise auswählt wie vorher der Projektmanager. In diesem Beispiel wurde der Controller via eMail benachrichtigt.
8/ Der Finanz-Controller wird die ihm/ihr zugewiesene Aufgabe starten und das PDF-Formular (ausgefüllt und geprüft durch die beiden Absender) öffnet sich. Der Finanz-Controller kann dann die Kapital Investition genehmigen oder ablehnen.
9/ Nun gibt es zwei Alternativen:
- bei Genehmigung des Finanz-Controllers und einem Betrag kleiner als 15.000¤ wird der Vorgang geschlossen und der Projektmanager via eMail benachrichtigt.
- bei Genehmigung des Finanz-Controllers und einem Betrag größer als 15.000¤ wird der Vorgang an den Vorstand zur abschliessenden Genehmigung weitergeleitet.
Natürlich wird unabhängig vom Betrag bei Ablehnung des Finanz-Controllers der Projektmanager via eMail benachrichtigt, dass der Antrag keinen Erfolg hatte.
10/ Lassen Sie uns das Beispiel nehmen, wo der Betrag größer als 15.000¤ ist und der Finanz-Controller seine Genehmigung erteilt. Der Vorstand wird via eMail informiert und ist an der Reihe, den Antrag zu prüfen. So schliesst der Vorstand den Vorgang durch Genehmigung oder Ablehnen. Egal mit welchem Ausgang wird der Projektmanager via eMail benachrichtigt.
WorkflowGen – Hauptvorteile
- ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro
- WorkflowGen gibt die Zeiten vor, in denen Aktionen abgeschlossen sein müssen und erlaubt die Identifikation von Engpässen im Prozess
- die am Prozess beteiligten werden via eMail über Aktionen benachrichtigt, die sie ausführen müssen
- die Anwendung kann auf einem Server oder in einer Datenbank archiviert oder ausgedruckt werden.
Zusammengefasst bietet Ihnen WorkflowGen:
beschleunigte Informationsverarbeitung
bessere Qualität der gesendeten Informationen
Echtzeit-Nachverfolgung für die Anfragesteller
bessere Effizienz bei der Verarbeitung und Überwachung von Anwendungen.
Kapital Investition