Prozess
Der Mitarbeiter stellt einen Antrag auf IT Freigabe, um Zugriff auf unterschiedliche Software zu erhalten. Der Antrag wird ein seinen/ihren Manager gesendet, der den Antrag genehmigen oder ablehnen kann.
Sollte der Manager den Antrag genehmigen, wird er an alle betroffenen Empfängern gleichzeitig gesendet, abhängig von der Software, die der Mitarbeiter benutzen will.
Haben die Empfänger den Antrag genehmigt wird er an die IT-Abteilung gesendet, die dann die angeforderten Accounts mit Zustimmung der unterschiedlichen Abteilungen anlegt.
1/ Der/die Mitarbeiter/in öffnet seinen/ihren Browser und meldet sich bei WorkflowGen an.
2/ Er/sie klickt “Neuer Vorgang” und wählt “IT Freigabe”. Mit einem Klick auf “Vorgang starten” greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" zu.
3/ In “Meine Aufgaben”, klickt er/sie auf “Ausfüllen” und das bei der Anwendung hinterlegte PDF Formular wird angezeigt. Der/die Mitarbeiter/in füllt das Formular aus, wählt die Software, auf die er/sie zugreifen will und klickt auf “Senden”.
4/ Nun wieder zurück im "Wiedervorlageformular" kann der Mitarbeiter auswählen, an wen der Antrag gesendet werden soll. Nach einem Klick auf “Aktion einer Person zuweisen” kann er/sie eine Person aus einer Liste auswählen und auf “Zuweisen” klicken.
5/ An diesem Punkt wird eine eMail an die ausgewählte Person (den Manager) gesendet mit dem Betreff “Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen”.
6/ Mit einem Klick auf “Ansicht Aktion” greift der Manager auf das "Wiedervorlageformular" zu und geht zu “Meine Aufgaben”. Durch den Klick auf die zugewiesene Aktion (in diesem Fall eine Überprüfung) wird wieder das PDF-Formular geöffnet. Der Manager kann auch die relevanten Abschnitte ausfüllen, um den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen, bevor er auf “Senden” klickt.
7/ Einmal vom Manager genehmigt wird das Formular automatisch und gleichzeitig (Synchronisation) an die betroffenen Abteilungen der Software geschickt, die der Mitarbeiter ausgewählt hat. Besagte Abteilungen werden via eMail benachrichtigt, dass ein Vorgang auf Genehmigung ansteht.
8/ Die Workflow-Engine von WorkflowGen wartet, bis alle betroffenen Abteilungen ihre Aktionen im Formular ausgeführt haben. Ist dies einmal erledigt wird der Antrag automatisch an die IT-Abteilung gesendet.
9/ IT kann das Formular einsehen die Accounts für die Software eröffnen, wie von den unterscheidlichen Abteilungen genehmigt. Der Mitarbeiter wird dann via eMail benachrichtigt, dass der Antrag erfolgreich war.
WorkflowGen – Hauptvorteile
- ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro
- WorkflowGen gibt die Zeiten vor, in denen Aktionen abgeschlossen sein müssen und erlaubt die Identifikation von Engpässen im Prozess
- die am Prozess beteiligten werden via eMail über Aktionen benachrichtigt, die sie ausführen müssen
- die Anwendung kann auf einem Server oder in einer Datenbank archiviert oder ausgedruckt werden.
Zusammengefasst bietet Ihnen WorkflowGen:
beschleunigte Informationsverarbeitung
bessere Qualität der gesendeten Informationen
Echtzeit-Nachverfolgung für die Anfragesteller
bessere Effizienz bei der Verarbeitung und Überwachung von Anwendungen.
IT Freigabe