Die IT Umgebungen nehmen in Bezug auf neue Hardware, Software und Netzwerk-Komponenten ständig an Komplexität zu und Unternehmen aller Größen benötigen eine tägliche Abwicklung von IT Changes. 

Die WorkflowGen Workflow Software bietet einen Weg, den IT Change-Prozess schnell zu automatisieren, entsprechend der geschäftlichen Vorgaben und basierend darauf, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet.   

Der IT Change Prozess kann als Bestandteil des ITIL oder COBIT Standards implementiert werden.

Im folgenden Beispiel eines IT Change Prozess implementiert in WorkflowGen werden...:
- alle Schritte werden erfasst und überwacht
- die Prozessdaten in einer strukturierten und formalen elektronischen Form erfasst  
- die Aktionen automatisch entsprechend der Natur (Kategorie, Priorität) des RFC (Request For Change) zugewiesen
- Rollen definiert mit allen am Prozess beteiligten Gruppen: Change Antragsteller, Change Manager, Change Advisory Board (CAB), Change Advisory Board Emergency Committee (CAB/EC), IT Executive Committee (ITEC) 
- die Teilnehmer automatisch via E-Mail benachrichtigt

Anbei ein Beispiel einer .Net Web Form.
Das Layout kann mittels Visual Studio oder des freien Visual Web Developer 2005 Express vollständig angepasst werden.
Die Web Form braucht nur alle vom Prozess benötigten Felder enthalten.
Die Abschnitte des Formulars können abhängig von jeder Workflow-Aktion oder in Abhängigkeit vom Profil zu aktuellen Benutzers angezeigt oder verborgen werden.

1/ Der Change Antragsteller öffnet seinen Browser und meldet sich bei der WorkflowGen Workflow Software an.

2/ Der Change Antragsteller klickt “Neuer Vorgang” und wählt “I.T. Change Anwendung”. Das IT Change Web Form wird innerhalb von WorkflowGen angezeigt. Der Change Antragsteller füllt das Formular aus mit einer Beschreibung, dem grund, des Changetyps, der Priorität, der Kategorie, dem Zieldatum und er kann auch einen Anhang erstellen. Anschliessend sendet er die Aktion.

3/ Die nächste Aktion kann entwerder manuell oder automatisch an eine Person oder eine Gruppe von Personen zugewiesen werden. Die nächsten Teilnehmer werden automatisch via E-Mail benachrichtigt. In der E-Mail-benachrichtigung klicken sie auf einen Link, der die Aufgaben startet.

4/ Der Changer Manager startet seine Aktion und das Formular wird angezeigt. Im Formular kann er Kategorie sowohl als auch Priorität ändern und auch beim Change Antragsteller um mehr Informationen rückfragen. 
Dann sendet er die Aktion.

5/ Abhängig von der Art des Changes (Kategorie und Priorität) wird die nächste Aktion automatisch an einen bestimmten Teilnehmer zugewiesen: 
- Ein Standard Change wird sofort an den Change Manager zur Implementierung geschickt.
- Ein Change niedriger Priorität wird dem Change Manager zur Genehmigung geschickt.
- Ein Change hoher Priorität wird dem CAB zur Genehmigung oder zur Eskalation an das ITEC geschickt.
- Ein Notfall-Change wird an das CABEC zur Genehmigung geschickt.

Alle Teilnehmer können in Abhängigkeit von ihrer Aufgabe bestimmte Abschnitte im Formular ausfüllen. Der Zugrif auf die Formularfelder kann basierend auf jede einzelne Aktion abgesichert werden.

6/ Nach der Genehmigung durch den authorisierten Teilnehmer wird die nächste Aktion automatisch an den Change Manager zugewiesen, der den Change Entwickler für die Implementierung des beantragten Changes auswählt.

7/ Der Change Manager verwendet das Formular, um den Change Entwickler auszuwählen und ein Zieldatum zu definieren.
Dann sendet er die Aktion.

8/ Der Change Developer wird automatisch via E-Mail benachrichtigt. Er führt den Change aus und gibt anschliessend unter Verwendung des Formulars das Fertigstellungsdatum und ein paar Kommentare ein. Dann sendet er die Aktion.

9/ Der Change Manager wird automatisch via E-Mail benachrichtigt. Er prüft den vom Change Developer implementierten Change. Er kann den Change genehmigen oder Nacharbeiten anfordern.
Wenn er genehmigt wird die Aktion gesendet. Das wird den Workflow beenden.

10/ Der Change Antragsteller wird automatisch via E-Mail über den Abschluss des Changeantrags benachrichtigt.