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Prozess
Der Integrationsprozess eines neuen Mitarbeiters kann für Unternehmen jeder Größe eine komplexe Aufgabe sein. Verschiedene Abteilungen sind involviert, zahlreiche Zugriffe müssen eingerichtet werden, Büromaterial muss bestellt werden, usw.
Durch die Verwendung von WorkflowGen können Sie die Effizienz signifikant verbessern und die Komplexität dieses Prozesses reduzieren.
Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt dann füllt der verantwortliche Vorgesetzte zunächst ein Formular aus, das die Informationen des neuen Mitarbeiters und die verschiedenen Anforderungen der den unter schiedlichen Abteilungen enthält.
Jede Abteilung erhält entsprechend der gestellten Anforderungen eine Checkliste zum Ausfüllen.
Sie haben die Möglichkeit, die im Formular eingegebenen Informationen zu speichern und später mit der Bearbeitung fortzufahren. Dies ist sehr hilfreich, falls beim ersten Ausfüllen des Formulars nicht alle Informationen verfügbar waren.
Zu jeder abgeschlossenen Aktion verschickt WorkflowGen Benachrichtigungen an die entsprechenden Benutzer.
Falls eine Laufzeit für eine bestimmte Aktion definiert wurde, dann kann WorkflowGen bei Überfälligkeit automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an die jeweiligen Benutzer oder an jeden anderen Benutzer im System verschicken.
Sind alle Anforderungen erfüllt und die Checkliste ausgefüllt, dann leiten die Abteilungen ihr ausgefülltes Formular an den einstellenden Vorgesetzten zur abschliessenden Überprüfung weiter.
Der Vorgesetzte prüft und genehmigt die verschiedenen Checklisten der Abteilungen und ergänzt den Prozess zur Integration des neuen Mitarbeiters.
Ist der Vorgang fertig gestellt können die Informationen der unterschiedlichen Formulare durch eine automatische System-Aktion in ein externes Datenbanksystem des Personalwesens exportiert werden. Auf diesem Weg bleiben die Informationen verfügbar für eine Referenzierung und für Änderungen oder Löschung des Benutzerkontos.
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Allgemeines Formular
Hier ist ein Beispiel eines PDF Eingangsformulars, das vom einstellenden Vorgesetzten ausgefüllt wird.
Das Look&Feel kann vollauf angepasst werden mittels einem Textverarbeitungs-Programm wie MS Word.
Das PDF Formular muss nur alle für den Prozess erforderlichen Felder enthalten.
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IT Formular
Hier ist ein Beispiel eines Formulars, das von der IT-Abteilung ausgefüllt wird. Die Mitarbeiter-Information aus dem Eingangs-Formular wird allen Formularen der Abteilungen automatisch begefüllt.
Der IT-Mitarbeiter kann das Formular teilweise ausgefüllt als Entwurf speichern und später fertigstellen.
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WorkflowGen – Hauptvorteile
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- ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro
- der Antragsteller wird in Echtzeit informiert, wenn die Anwendung abgearbeitet ist
- WorkflowGen gibt die Durchlaufzeiten für Aktionen vor und erlaubt die Identifikation von Engpässen im Prozess
- die am Prozess beteiligten werden via eMail über Aktionen benachrichtigt, die sie ausführen müssen
- die Anwendung kann auf einem Server oder in einer Datenbank archiviert oder ausgedruckt werden.
Zusammengefasst bietet Ihnen WorkflowGen:
- beschleunigte Informationsverarbeitung
- bessere Qualität der gesendeten Informationen
- Echtzeit-Nachverfolgung für die Anfragesteller
- bessere Effizienz bei der Verarbeitung und Überwachung von Anwendungen.
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Integration neuer Mitarbeiter