Prozess
Ein Abteilungsleiter möchte eine Prüfung einer seiner internen Anweisungen. Er leitet die Anweisung an den Manager der Qualitätskontrolle weiter, der die Gültigkeit prüfen wird. Der Manager Qualitätskontrolle wird die Anweisung genehmigen oder auch nicht bzw. sie an den Abteilungsleiter für eine Überarbeitung zurück schicken. Im Falle der Genehmigung oder wenn er es für nötig erachtet wird der Manager Qualitätskontrolle die Anweisung an den Direktor weiterleiten, der dann über die offizielle Veröffentlichung entscheidet.
Wenn ein Prozess die Genehmigung eines Dokuments erfordert verwendet WorkflowGen das Doc-Approval-Interface.
Dieses benutzerfreundliche Werkzeug erlaubt das Hochladen und Anzeigen einer Datei zu Prüfzwecken.
Workflow mit WorkflowGen
1/ Der/die AbteilungsleiterIn öffnet seinen/ihren Browser und meldet sich bei WorkflowGen an.
2/ Er/sie klickt “Neuer Vorgang” und wählt “Interne Anweisungen” aus. Mit einem Klick auf “Vorgang starten” greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" zu.
3/ Er/sie klickt "Aktion ausführen" und das "Doc-upload" Interface erscheint. Die Aktion, die er/sie auszuführen hat, ist der "Upload" der Anweisung zur Prüfung in WorkflowGen. Er/sie klickt den "Durchsuchen"-Button, die lokalen Dateien werden angezeigt und er/sie wählt die Anweisung aus (Word document, PDF etc etc...). Anschliessend klickt er/sie auf "Senden" und die Datei wird automatisch in WorkflowGen hochgeladen. An diesem Punkt wird eine eMail an den Manager Qualitätskontrolle gesendet mit dem Betreff "Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen".
4/ Der Manager Qualitätskontrolle kann aus der eMail die Aktion aufrufen und greift dadurch direkt auf die "Wiedervorlageformular" in WorkflowGen zu. Die Aufgabe, die er erledigen muss ist das "Genehmigen" der Anweisung, die der Abteilungsleiter vorgeschlagen hat. In "Meine Aufgaben" klickt er "Genehmigen" und greift auf das Doc-Approval-Interface zu. Die vorgeschlagene Anweisung wird im Interface angezeigt, der Manager Qualitätskontrolle kann sie lesen und danach das weitere Verfahren bestimmen: Zustimmung, Ablehnung, Weiterleiten, Überarbeiten.
4.1/ Wenn der Manager Qualitätskontrolle "Zustimmung" wählt:
Die Anweisung ist genehmigt und wird veröffentlicht. Der/die AbteilungsleiterIn wird via eMail benachrichtigt, dass die Anfrage geschlossen und die Anweisung genehmigt ist.
4.2/ Wenn der Manager Qualitätskontrolle "Ablehnung" wählt:
Die Anweisung ist abgelehnt. Der/die AbteilungsleiterIn wird via eMail benachrichtigt, dass die Anfrage abgelehnt wurde.
4.3/ Wenn der Manager Qualitätskontrolle "Weiterleiten" wählt:
Der Manager Qualitätskontrolle hat die Anweisung genehmigt und entschieden, dass die Zustimmung des Direktors erforderlich ist. Deshalb wird der Direktor via eMail benachrichtigt, dass ihm eine Aufgabe zugeiwsen wurde. Der Direktor greift aus der eMail auf WorkflowGen zu und führt die Aktion aus, hier "Genehmigen". Das "Doc-approval" Interface erscheint, die Anweisung wir dam Bildschirm angezeigt. Der Direktor hat zwei Wahlmöglichkeiten: Zustimmung, Ablehnung.
4.3.1/ Wenn der Direktor "Zustimmung" wählt:
Die Anweisung ist genehmigt und wird veröffentlicht. Der Manager Qualitätskontrolle und der/die AbteilungsleiterIn werden via eMail benachrichtigt, dass die Anfrage geschlossen und die Anweisung genehmigt ist.
4.3.2/ Wenn der Direktor "Ablehnung" wählt:
Die Anweisung ist abgelehnt. Der Manager Qualitätskontrolle und der/die AbteilungsleiterIn werden via eMail benachrichtigt, dass die Anfrage geschlossen und die Anweisung abgelehnt.
4.4/ Wenn der Manager Qualitätskontrolle "Überarbeiten" wählt:
Der Manager Qualitätskontrolle möchte, dass der/die AbteilungsleiterIn die Anweisung überarbeitet. Der/die AbteilungsleiterIn wird via eMail benachrichtigt, geht zu WorklfowGen und greift auf die Maske "Anfrage Nachverfolgung" zu. Er kann die Kommentare und/oder die angehängte Datei einsehen, bevor er die Aktion "Überarbeiten" startet. Das "Doc-upload" Interface wird angezeigt und der/die AbteilungsleiterIn kann anschliessend die überarbeitete Anweisung hochladen. Dann wird er/sie auf "Maske senden" klicken und der Manager Qualitätskontrolle wird via eMail benachrichtigt, dass er die Anweisung genehmigen soll (der Workflow beginnt wieder bei 4)
In jedem Fall kann der Manager Qualitätskontrolle Kommentare einfügen, um seine Entscheidung zu erklären oder zu rechtfertigen und/oder ebenfalls eine Datei in WorkflowGen hochladen.
Um die Aktion abzuschliessen klickt der Manager Qualitätskontrolle auf "Senden".
Genehmigung Interner Anweisungen