Prozess
Der Anfragesteller füllt den Arbeitsauftrag aus und sendet ihn an den Koordinator der Logistik-Abteilung gesendet wird.
Der Koordinator analysiert den Auftrag. Wenn er nicht korrekt ausgefüllt ist, wird er an der Anfragesteller zur Überarbeitung zurückgesendet. Ist der Auftrag korrekt ausgefüllt, wird er an die jeweilige verantwortliche Person mit der Information geschickt, welches Zeitlimit es gibt und welche Mittel zur Ausführung erforderlich sind.
Die verantwortliche Person wird den Anfragesteller bei Abschluss des Arbeitsauftrags unter Verwendung des Formulars benachrichtigen (ist der Arbeitsauftrag nicht abgeschlossen kann die verantwortliche Person das Formular benutzen, um zu erklären, warum.)
Der Anfragesteller schliesst den Arbeitsauftrag, indem er einen Kommentar über die Qualität des geleisteten Service hinzufügt.
Der Koordinator wird via eMail informiert, dass der Prozess abgeschlossen ist.
1/ Der/die Mitarbeiter/in öffnet seinen/ihren Browser und meldet sich bei WorkflowGen an.
2/ Er/sie klickt “Neuer Vorgang” und wählt “Arbeitsauftrag” aus. Mit einem Klick auf “Vorgang starten” greift er/sie auf das "Wiedervorlageformular" zu.
3/ In “Meine Aufgaben”, klickt er/sie auf “Ausfüllen” und das bei der Anwendung hinterlegte PDF Formular wird angezeigt. Der/die Mitarbeiter/in füllt das Formular aus, z.B. welchen Service er braucht und das Zeitlimit, und klickt auf “Senden”.
4/ An diesem Punkt wird eine eMail an den Logistik-Koordinator gesendet mit dem Betreff “Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen”.
5/ Mit einem Klick auf “Ansicht Aktion” greift der Koordinator auf das "Wiedervorlageformular" zu und geht zu “Meine Aufgaben”. Nach einem Klick auf die zugewiesene Aufgabe (in diesem Fall, Analysieren) öffnet sich wieder das PDF Formular. Der Koordinator prüft, ob die Informationen ausreichen, um den Arbeitsauftrag auszuführen. Wurde der Auftrag nicht korrekt ausgefüllt wird er an den Anfragesteller zurück gesendet, der dann die INITIIEREN Aktion ausführen kann und den modifizierten Arbeitsauftrag an den Koordinator sendet. Ist der Auftrag korrekt ausgefüllt, dann bestimmt der Koordinator das Zeitlimit und gibt zusätzliche Anweisungen an die verantwortliche ausführende Person. Der Koordinator klickt auf “Formular senden”, greift auf das Formular “Anwendungs-Nachverfolgung” zu und wählt eine verantwortliche Person aus einer Liste aus.
6/ An diesem Punkt wird eine eMail an die ausgewählte Person gesendet mit dem Betreff “Es wurde Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen”. Mit einem Klick auf “Ansicht Aktion” greift der Manager auf das "Wiedervorlageformular" zu und geht zu “Meine Aufgaben”. Nach einem Klick auf die zugewiesene Aufgabe (in diesem Fall, BEARBEITEN) öffnet sich wieder das PDF Formular mit den Indformationen und Instruktionen des Anfragestellers und des Koordinators. Die verantwortliche Person füllt vor dem Klick auf “Senden” die ausgewiesenen Abschnitte des Arbeitsauftrags aus.
7/ Der Anfragesteller wird via eMail benachrichtigt, dass er die "SCHLIESSEN"-Aktion ausführen soll. Das PDF-Formular wird aufgerufen und der Anfragesteller kann einen Kommentar über die Qualität des geleisteten Service und die Art und Weise, wie sein Arbeitsauftrag ausgeführt wurde hinzufügen. Er klickt “Senden” und der Koordinator wird via eMail informiert, dass der Prozess abgeschlossen ist. Der Koordinator greift auf das "Wiedervorlageformular" zu überprüft alle Aktionen und Daten des Prozesses.
WorkflowGen – Hauptvorteile
- ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro
- WorkflowGen gibt die Zeiten vor, in denen Aktionen abgeschlossen sein müssen und erlaubt die Identifikation von Engpässen im Prozess
- die am Prozess beteiligten werden via eMail über Aktionen benachrichtigt, die sie ausführen müssen
- die Anwendung kann auf einem Server oder in einer Datenbank archiviert oder ausgedruckt werden.
Zusammengefasst bietet Ihnen WorkflowGen:
beschleunigte Informationsverarbeitung
bessere Qualität der gesendeten Informationen
Echtzeit-Nachverfolgung für die Anfragesteller
bessere Effizienz bei der Verarbeitung und Überwachung von Anwendungen.
Arbeitsauftrag